Hinweis zur Erstellung: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt und vor der Veröffentlichung von Domenik Häring inhaltlich geprüft. Preise, Funktionsumfänge und Empfehlungen können sich jederzeit ändern – im Zweifel bitte vor einer Kaufentscheidung direkt nachfragen.
„Wir brauchen Microsoft 365 – aber welche Lizenz?" Diese Frage höre ich praktisch in jedem Erstgespräch mit kleinen Unternehmen. Und es ist auch keine triviale Frage. Die Microsoft-Preisliste hat über zwei Dutzend Pläne, dazu Add-Ons, Stand-Alone-Produkte und Mengenrabatte. Die offizielle Vergleichstabelle von Microsoft macht es eher schlimmer als besser, weil sie alles mit allem vergleicht.
In diesem Artikel räume ich auf. Ich konzentriere mich bewusst auf den realistischen Fall: ein kleines Unternehmen mit 5 bis 25 Mitarbeitern, Windows-Arbeitsplätzen und dem Wunsch nach E-Mail, Office, Cloud-Speicher und sinnvollem Schutz. Was kostet das, welche Lizenz lohnt sich, und wo sind die typischen Fallen.
Die vier relevanten Lizenzen für kleine Unternehmen
Microsoft hat zwei „Familien": Microsoft 365 Business (für Unternehmen bis 300 Nutzer) und Microsoft 365 Enterprise (für alle anderen). Für kleine Betriebe sind nur die Business-Pläne relevant – mit einer einzigen wichtigen Ausnahme, auf die ich gleich zurückkomme.
| Lizenz | Preis (netto/Monat) | Office-Apps lokal | Geräte-Verwaltung |
|---|---|---|---|
| Business Basic | ~6,70 € | Nein (nur Web) | Nein |
| Apps for Business | ~9,80 € | Ja | Nein |
| Business Standard | ~13,70 € | Ja | Nein |
| Business Premium | ~24,10 € | Ja | Ja (Intune + Defender) |
Die Preise sind die unverbindlichen Microsoft-Listenpreise (netto, pro Nutzer und Monat) im Stand April 2026. Über CSP-Partner sind teilweise Rabatte möglich.
Welche Lizenz für welches Szenario?
Business Basic – sinnvoll? Selten.
Business Basic enthält Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint – aber keine lokalen Office-Apps. Sie nutzen Word, Excel und Outlook nur im Browser. Das klingt erstmal harmlos, ist aber in der Praxis fast immer ein Reinfall: Outlook im Browser hat deutlich weniger Funktionen, das Excel-Webinterface stößt schnell an Grenzen, und sobald jemand eine Datei lokal bearbeiten will, schwenken alle wieder auf das gewohnte Office-Paket um.
Sinnvoll nur für: reine Mitlese-Arbeitsplätze (z. B. Lager, Empfang, ein Schichtarbeitsplatz, der nur E-Mails liest und Termine bestätigt). Für „normale" Wissensarbeiter ist das die falsche Wahl, auch wenn sie auf dem Papier 7 € im Monat spart.
Apps for Business – die unterschätzte Variante
Apps for Business enthält die lokalen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), aber keinen Exchange-Server, kein Teams, kein SharePoint. Ergibt nur Sinn, wenn Sie E-Mail bereits anderswo betreiben (z. B. eigener Mailserver, IMAP beim Hoster) und nur die Office-Programme brauchen. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das eher eine theoretische Option.
Business Standard – die Default-Empfehlung
Business Standard ist die ehrliche Default-Empfehlung für 80 % der kleinen Unternehmen. Sie bekommen alles, was Sie für den Arbeitsalltag brauchen: Outlook mit Exchange Online, Teams, OneDrive (1 TB pro Nutzer), SharePoint, die kompletten lokalen Office-Apps und auch die Web-Versionen.
Was Sie nicht bekommen: erweiterten Schutz und zentrales Geräte-Management. Wenn Ihr Betrieb klein ist, alle Geräte privat eingekauft sind und jeder Mitarbeiter seinen eigenen Laptop pflegt, ist das verkraftbar. Wenn Sie aber eine Handvoll Firmen-Geräte verwalten und einheitlich konfigurieren wollen, fehlt hier ein wichtiges Stück.
Business Premium – meine Empfehlung für die meisten Betriebe
Business Premium kostet rund 10 € mehr als Standard – aber bringt zwei Dinge mit, die in jedem ernsthaften Geschäftsbetrieb relevant sind:
- Microsoft Intune: zentrales Geräte-Management. Sie können Windows-Notebooks per Autopilot ausrollen (Gerät auspacken, einschalten, Mitarbeiter loggt sich ein, das Gerät ist fertig konfiguriert), Richtlinien zentral durchsetzen (Bildschirmsperre, Festplattenverschlüsselung, App-Updates), und bei Verlust ein Gerät remote löschen.
- Microsoft Defender for Business: erweiterte Endpoint-Security. Geht deutlich über den Windows-Defender hinaus – inklusive Verhaltensanalyse, automatischer Reaktion bei verdächtigen Aktivitäten und einer zentralen Konsole.
Wenn Sie sich diese beiden Komponenten einzeln dazukaufen würden, wären Sie teurer als der Sprung von Standard auf Premium. Deshalb ist Business Premium für jedes Unternehmen, das seine IT ernst nimmt, fast immer die wirtschaftlich und sicherheitstechnisch bessere Wahl.
Und Enterprise / E3?
Enterprise-Pläne (E3, E5) werden ab 300 Mitarbeitern Pflicht – darunter dürfen Sie sie zwar lizenzieren, aber sie sind teurer und enthalten Funktionen, die die meisten kleinen Betriebe nie brauchen (Information Protection, Compliance Manager, Power BI Pro). Eine Ausnahme: Wenn Sie mehrere Geo-Standorte haben oder besonders strenge Compliance-Anforderungen (Pharma, Finanz, Anwälte mit speziellen Datenschutzvorgaben), kann E3 trotzdem Sinn ergeben. In allen anderen Fällen: bleiben Sie bei Business Premium.
Rechenbeispiel: 12-Personen-Betrieb über 3 Jahre
Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an. 12 Mitarbeiter, alle brauchen Outlook, Office, Teams. Drei Jahre Vergleich:
| Lizenz | Pro Monat (12 Nutzer) | 3 Jahre gesamt |
|---|---|---|
| Business Basic | ~80 € | ~2.880 € |
| Business Standard | ~165 € | ~5.940 € |
| Business Premium | ~290 € | ~10.440 € |
Der Unterschied zwischen Standard und Premium über 3 Jahre liegt bei rund 4.500 €. Klingt viel – ist es aber nicht, wenn man bedenkt, dass darin ein vollständiges Mobile-Device-Management und Endpoint-Security enthalten sind, die Sie sonst über Drittanbieter (z. B. Manage Engine, Sophos) für ähnliche Summen oder mehr lizenzieren müssten.
Mein typischer Praxis-Fall: ein Betrieb startet mit Standard, läuft ins erste Sicherheits-Thema (Mitarbeiter klickt auf Phishing-Link, Notebook wird gestohlen, Audit verlangt Verschlüsselungsnachweis) und steigt dann doch auf Premium um. Das ist nicht falsch, kostet aber Migrationsarbeit. Wer absehen kann, dass diese Themen kommen, fährt mit Premium von Anfang an günstiger.
Add-Ons: Was wirklich oft sinnvoll ist
Microsoft verkauft eine ganze Reihe Add-Ons. Die meisten brauchen Sie nicht. Diese drei tauchen aber in der Praxis regelmäßig auf:
1. Microsoft 365 Backup
Microsoft sichert Ihre Daten in Microsoft 365 nicht in dem Sinne, wie Sie es vielleicht erwarten. Es gibt Versionierung und Papierkorb, aber kein „echtes" Backup mit Wiederherstellbarkeit nach 6 Monaten. Microsoft 365 Backup (oder ein Drittanbieter wie Veeam, Synology, Acronis) schließt diese Lücke. Empfehlung: immer einplanen, ca. 2–4 € pro Nutzer und Monat.
2. Microsoft 365 Copilot
Aktuell ca. 28 € pro Nutzer und Monat zusätzlich. Lohnt sich im Moment vor allem für Wissensarbeiter, die viel mit Word, Outlook und Teams arbeiten. Für reine Sachbearbeiter oder operative Rollen meist Overkill. Ich empfehle: erstmal mit 2–3 Lizenzen testen, dann über Skalierung entscheiden.
3. Erweiterte Audio-Conferencing-Lizenzen
Wenn Sie regelmäßig Telefonkonferenzen brauchen, in die Externe per Festnetznummer einwählen, ist das interessant. Wenn nicht: ignorieren.
Die häufigsten Fehler bei der Lizenzwahl
- Alle Mitarbeiter bekommen die gleiche Lizenz. Oft brauchen Schicht- oder Empfangs-Mitarbeiter weniger als Wissensarbeiter. Mischen ist erlaubt und spart oft 15–25 % der Lizenzkosten.
- Premium wird gekauft, Intune nie konfiguriert. Wer Premium nimmt, sollte die enthaltenen Werkzeuge auch nutzen. Sonst bezahlt man Funktionen, die nichts bringen.
- Lizenzen werden nie wieder entzogen. Ehemalige Mitarbeiter, gekündigte Konten – die Lizenz läuft oft monatelang weiter. Ein einfacher Lizenz-Audit zwei Mal im Jahr spart bei vielen Betrieben mehr Geld als jede Verhandlung.
- Annual Commitment vs. Monthly. Wer ein Jahr im Voraus zahlt, bekommt rund 16 % Rabatt – wer aber im laufenden Jahr Mitarbeiter abbaut, kommt aus dem Vertrag schwer raus. Für stabile Teams: Annual. Für Teams mit hoher Fluktuation: Monthly.
Mein praktischer Rat
Wenn Sie heute neu starten und nicht ganz genau wissen, was Sie brauchen, würde ich Ihnen folgende Faustregel empfehlen:
Business Premium für alle Wissensarbeiter, Business Standard für alle, die wirklich nur Mail und Office brauchen, Business Basic für Empfang und Schichtplatz. Plus Microsoft 365 Backup als Add-On – immer.
Das ist keine optimale Lösung für jeden Fall, aber eine sehr robuste Default-Einstellung, mit der Sie keinen großen Fehler machen.
Wenn Sie unsicher sind oder vor einer konkreten Entscheidung stehen – ich helfe gerne dabei, Ihre Lizenzstruktur durchzurechnen und auf Ihren Betrieb zuzuschneiden. Mehr dazu unter Microsoft 365 Beratung oder direkt über das Kontaktformular.