Hinweis zur Erstellung: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt und vor der Veröffentlichung von Domenik Häring inhaltlich geprüft. Preise, Funktionsumfänge und Empfehlungen können sich jederzeit ändern – im Zweifel bitte vor einer Tool-Entscheidung direkt nachfragen.
„Wir würden gerne ein paar Sachen automatisieren – mit was?" Diese Frage höre ich häufig, und die Antwort beginnt fast immer mit einem Augenrollen, weil sie nicht so einfach ist wie Kunden hoffen. Es gibt nicht „die beste" Plattform für Workflow-Automatisierung. Es gibt drei sehr unterschiedliche Werkzeuge, die in jeweils ganz anderen Szenarien unschlagbar sind – und in den jeweils anderen Szenarien eine schlechte Wahl.
In diesem Artikel vergleiche ich die drei Marktführer: Zapier (US-Klassiker, am bekanntesten), Make (früher Integromat, europäischer mit visueller Stärke) und n8n (Open-Source aus Berlin, am flexibelsten). Ziel: nach 12 Minuten Lesezeit wissen Sie, welches Werkzeug zu Ihrem Anwendungsfall passt – ohne dass ich Sie zu einer bestimmten Plattform überreden will.
Die wichtigsten Unterschiede in einer Tabelle
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Hosting | Cloud (USA) | Cloud (EU) | Cloud oder Self-hosted |
| Datenschutz / DSGVO | Schwierig | Gut | Sehr gut (self-hosted) |
| Anzahl Integrationen | ~7000 | ~1800 | ~500 (+ HTTP) |
| Einsteigerfreundlich | Sehr gut | Gut | Mittel |
| Komplexe Workflows | Schwer | Gut | Sehr gut |
| Eigene Logik möglich | Eingeschränkt | Ja (limitiert) | Vollwertig (JS, Python) |
| Preis-Modell | Pro Aufgabe (teuer) | Pro Operation (mittel) | Pro Workflow-Run (günstig) oder kostenlos self-hosted |
| Wartungsaufwand | Keiner | Keiner | Self-hosted: vorhanden |
Zapier – der Klassiker mit klaren Stärken und Schwächen
Wofür Zapier gemacht ist
Zapier ist die älteste der drei Plattformen und hat die meisten Integrationen – rund 7.000 Apps. Wer einen exotischen SaaS-Dienst nutzt (von US-CRMs über kleine Marketing-Tools bis zu obskuren Webanalyse-Lösungen), findet ihn fast immer bei Zapier. Die Bedienung ist linear, aufgeräumt und für Nicht-Techniker am leichtesten zu verstehen: ein Trigger („Wenn neue Mail in Gmail"), dann eine Folge von Aktionen („dann erstelle Trello-Karte, dann sende Slack-Nachricht").
Die Schattenseiten
Zapier hat zwei harte Probleme. Erstens: Datenschutz. Die Server stehen in den USA, und auch wenn Zapier inzwischen einen DPA und Standardvertragsklauseln anbietet, bleibt es ein US-Anbieter im Kontext von Schrems II. Für deutsche Unternehmen mit personenbezogenen Daten ist das in vielen Branchen ein No-Go – zumindest ohne saubere rechtliche Bewertung.
Zweitens: Preis. Zapier rechnet nach „Tasks" ab – jede Aktion in einem Workflow ist eine Task. Klingt fair, summiert sich aber schnell. Ein Workflow, der pro Tag 100x läuft und je 5 Aktionen enthält, sind 500 Tasks pro Tag, 15.000 pro Monat. Der entsprechende Tarif kostet bei Zapier (Stand 2026) rund 100 € pro Monat – für einen einzigen Workflow.
Wann Zapier dennoch die richtige Wahl ist
- Sie arbeiten mit vielen US-SaaS-Tools, die andere Plattformen nicht unterstützen.
- Es gibt im Unternehmen niemanden, der sich technisch tief reinfuchsen will.
- Datenschutz spielt im konkreten Workflow keine Rolle (z. B. öffentliche Daten, anonymisiert).
- Sie haben wenige Workflows, die selten laufen.
Make – die elegante Mitte
Was Make besser macht
Make (früher Integromat) kommt aus Tschechien, hostet in Europa und ist visuell deutlich überlegen. Workflows werden als Knoten-Diagramm dargestellt, und Make unterstützt Verzweigungen, Schleifen, Aggregationen und bedingte Logik wesentlich eleganter als Zapier. Viele Dinge, die in Zapier nur mit Tricks oder kostenpflichtigen „Paths" funktionieren, sind bei Make Standard.
Auch das Pricing ist freundlicher: Make rechnet in „Operations" ab, und eine Operation ist meistens ein kompletter Schritt – nicht jede Sub-Aktion. Ein typischer Workflow kostet bei Make rund die Hälfte von Zapier.
Wo Make schwächelt
Make hat weniger Integrationen als Zapier (rund 1.800 statt 7.000). Das ist immer noch viel, aber bei sehr exotischen Tools können Lücken entstehen. Außerdem ist die Lernkurve etwas steiler: das Knoten-Diagramm wirkt für Einsteiger anfangs überfordernd, vor allem wenn ein Workflow erst läuft, dann hängt, und man die Fehlersuche im Diagramm nachvollziehen muss.
In Sachen Datenschutz steht Make rechtlich besser da als Zapier (EU-Hosting), ist aber kein deutscher Anbieter und hat keinen Self-hosted-Modus. Für besonders sensible Daten reicht das oft trotzdem nicht.
Wann Make die richtige Wahl ist
- Sie wollen mittelkomplexe Workflows mit Verzweigungen und Schleifen, aber ohne Programmieraufwand.
- Sie sind in der EU, brauchen aber kein Self-Hosting.
- Die wichtigsten Tools, die Sie nutzen, sind verfügbar (vorab im Integrationskatalog prüfen).
- Sie wollen mehr als Zapier für weniger Geld.
n8n – das Schweizer Taschenmesser für Profis
Was n8n einzigartig macht
n8n kommt aus Berlin, ist Open-Source und kann komplett auf eigener Hardware laufen. Damit löst es das Datenschutz-Problem auf elegante Weise: Wenn der Workflow auf Ihrem eigenen Server in Ihrem eigenen Netzwerk läuft, gibt es keinen Datentransfer zu Dritten. Punkt. Für Praxen, Kanzleien, Beratungen und alle Unternehmen mit personenbezogenen Kundendaten ist das oft das entscheidende Kriterium.
Darüber hinaus ist n8n technisch das mächtigste der drei Werkzeuge: jeder Knoten kann eigenes JavaScript ausführen, es gibt einen vollwertigen Code-Knoten für komplexe Logik, eine Python-Integration, und über den HTTP-Knoten lässt sich praktisch jede REST-API der Welt anbinden – auch wenn es keinen fertigen Konnektor gibt. n8n hat „nur" rund 500 fertige Integrationen, kann aber durch HTTP/Webhooks fast alles andere zusätzlich erschließen.
Beim Pricing ist n8n der Outlier: Die Cloud-Variante rechnet nach „Workflow-Runs" statt nach einzelnen Operationen ab. Ein einziger Workflow-Run darf beliebig viele Knoten enthalten. Damit ist n8n bei komplexeren Workflows oft 10–20 mal günstiger als Zapier. Und die Self-hosted-Variante ist – bis auf Hardware-Kosten – kostenlos.
Der Preis: höhere Einstiegshürde
n8n ist nicht für Marketing-Manager oder Buchhalter gedacht, die mal kurz einen Workflow zusammenklicken wollen. Es ist ein Werkzeug für IT-affine Anwender oder für Betriebe, die jemanden mit Erfahrung dazuholen. Die UI ist gut, aber die Konzepte (Items, Branches, Expressions, Credentials-Handling) erfordern Einarbeitung.
Wenn Sie n8n self-hosted betreiben wollen, kommt Wartungsaufwand dazu: Updates, Backups, Monitoring, Sicherheits-Patches. Für viele kleine Unternehmen ist das zu viel – und genau deshalb biete ich auch Workflow-Automatisierung als Komplett-Service inklusive Betrieb an.
Wann n8n die richtige Wahl ist
- Datenschutz ist kritisch (Patientendaten, Mandantendaten, sensible Kundendaten).
- Sie brauchen komplexe Logik, eigene Berechnungen oder API-Aufrufe.
- Sie betreiben ohnehin schon eigene Server / haben einen IT-Partner.
- Sie haben viele Workflows oder Workflows mit hoher Frequenz – die Cloud-Konkurrenz wird hier schnell sehr teuer.
- Sie wollen perspektivisch KI-Funktionen einbauen (n8n hat mit AI Agents starke Funktionen).
Meine Empfehlung in einem Satz pro Szenario
Sie wollen nur „mal eben was automatisieren"?
Make. Bessere Optik als Zapier, EU-Hosting, fairer Preis, gute Verzweigungslogik. Wenn Ihre Lieblings-App fehlt: Zapier.
Sie verarbeiten personenbezogene Daten (Praxis, Kanzlei, Beratung)?
n8n self-hosted oder mit DSGVO-konformer Cloud-Variante. Bei Zweifeln vorher mit Datenschutzbeauftragten besprechen.
Sie haben schon eine IT-Abteilung oder einen IT-Partner?
n8n. Dann ist das Self-Hosting oder das Cloud-Hosting kein Problem, und Sie nutzen die volle Flexibilität.
Sie wollen schnell loslegen, ohne nachzudenken, und Geld spielt keine große Rolle?
Zapier. Schnellster Einstieg, größte Tool-Auswahl. Lernen Sie die Plattform kennen, dann können Sie später wechseln.
Sie wollen KI sinnvoll mit Ihren Workflows verbinden?
n8n. Hat aktuell die besten Bausteine für AI-Agents, RAG und LLM-Integration. Make zieht nach, ist aber noch dahinter.
Was ich in der Praxis tatsächlich am häufigsten einsetze
Ehrlich? Ungefähr 70 % meiner Kundenprojekte laufen auf n8n, in den meisten Fällen self-hosted. Der Grund ist nicht ideologisch („Open Source ist immer besser"), sondern pragmatisch: die Kombination aus Datenschutz, Erweiterbarkeit und Kosten passt für den Großteil der kleinen Unternehmen, mit denen ich arbeite, einfach am besten. Die restlichen 30 % verteilen sich auf Make (vor allem wenn Self-Hosting nicht infrage kommt) und – sehr selten – Zapier, wenn es um Verbindungen zu sehr exotischen US-Tools geht.
Wichtig: das ist keine generelle Empfehlung. Ein Marketing-Team mit 3 Leuten, das nur mal einen Slack-Bot bauen will, ist mit Zapier in 20 Minuten fertig. Da n8n „aufzudrücken" wäre Quatsch.
Die richtige Frage ist nicht „welches Tool ist das beste", sondern „welches Tool passt zu meinem Anwendungsfall, meinem Budget und meinem Datenschutz-Anspruch".
Wie geht es weiter?
Wenn Sie konkrete Prozesse im Kopf haben, die Sie automatisieren möchten, lohnt sich oft schon ein 30-minütiges Gespräch zur Einordnung – häufig kann man danach schon entscheiden, welches Tool das richtige ist und ob sich die Automatisierung überhaupt lohnt. Mehr unter Automatisierung & Workflows oder direkt über das Kontaktformular.